No estoy acostumbrado a nada más de EventZ

¿En qué lugar se permite que mil seiscientos invitados de una empresa portuaria de Rotterdam con más de 170 años de antigüedad vivan una fiesta de personal inolvidable? Entonces sólo se me ocurre un lugar: flotante, histórico e imponente... el SS Rotterdam. Sabine, responsable de comunicación de la empresa de logística, contrató a EventZ. Echa la vista atrás: "Gracias a la perfecta preparación, se convirtió en una fiesta de primera de la que la gente sigue hablando"‍.

Los empleados de la empresa de logística están acostumbrados a algo; con los años, ha crecido una tradición de grandes fiestas para el personal. Sabine: "Es nuestra forma de mostrar aprecio a nuestra gente. Día tras día, esperamos mucho de ellos, como una actitud flexible para seguir el ritmo de los rápidos cambios. Eso debe recompensarse".

Lealtad del personal

Esas personas son los mil empleados, en su mayoría hombres, que cargan y descargan los cargamentos de barcos y camiones en las distintas terminales. Sabine: "Nuestra gente está siempre fuera y no viene mucho a la oficina. Entonces, ¿cómo los mantenemos 'a bordo'? En ese sentido, la retención del personal es un reto absoluto para nosotros. Intentamos reforzar este vínculo mediante una comunicación específica, por ejemplo narrowcasting: noticias a través de pantallas en las terminales. Pero sí, ¡no son lectores...! Rotterdammers eh, ¡no mientan, pero pulan!".

A juzgar por la duración media del servicio, no hay motivo de preocupación. "Todos los años celebramos muchos aniversarios de 12,5, 25 e incluso 40 años. Una señal de que somos un buen empleador. Y una buena fiesta a su debido tiempo también forma parte de ello".

Guardar la fecha

Y una fiesta sólo es de primera si es inolvidable. Lo fue, sin duda. Por supuesto, estuvo precedida de una meticulosa preparación. Empezando por... la fecha. Sabine: "Exactamente un año antes de la fecha de la fiesta, enviamos el anuncio "Save-the-date" a todos los empleados y sus parejas. Porque, por supuesto, queremos la mayor participación posible. La gente siempre espera con impaciencia nuestras fiestas e incluso ajusta sus planes de vacaciones en consecuencia. Al final, la participación fue de casi el noventa por ciento, ¡excepcionalmente alta!".

El orgullo de Rotterdam

Una vez fijada la fecha, EventZ pudo empezar a buscar un lugar adecuado para la fiesta. "Especialmente con un grupo tan grande, hay que empezar a hacerlo desde el principio. Nuestro mayor deseo era navegar, con 1.600 personas en Rotterdam. Eso no es nada. Una gira por todas las navieras dejó claro que era logísticamente imposible vaciar un barco durante dos días. ¿Qué hacer ahora? Entonces a René, de EventZ, se le ocurrió la brillante idea de acercarse al orgullo de Rotterdam, el ss Rotterdam. Y ¡bingo! Los organizadores del ss Rotterdam estaban incluso dispuestos a alquilarnos el barco en su totalidad para una noche de fiesta. Eso es realmente único, porque normalmente se celebran múltiples eventos y actividades en el barco".

Hasta el último detalle

Fecha: comprobada. Lugar: comprobado. Ya podía empezar a rellenarse el programa, sin dejar ningún metro cuadrado del barco sin utilizar. Tantos salones, restaurantes, casinos y terrazas, eso pide a gritos entretenimiento variado. También especial: había 250 habitaciones de hotel disponibles para que los huéspedes pernoctaran por un pequeño suplemento. Las habitaciones se llenaron en un día. Sabine: "Cuanto más nos acercábamos a la fecha, más encajaban todas las piezas del puzzle. El evento iba tomando forma y todo estaba pensado hasta el último detalle. Realmente un trabajo monstruoso".

Dimensión adicional

Si se ha pensado en todo y no se ha escatimado en gastos, sólo queda cruzar los dedos para que haga buen tiempo. Sabine: "La fiesta tuvo lugar a finales del verano indio, y en Holanda nunca se sabe. Afortunadamente, el tiempo fue fantástico y aportó una dimensión extra en la cubierta exterior hasta altas horas de la madrugada". Pero todo empezó ese día en el muelle, por supuesto, donde los invitados fueron recibidos por coloridas azafatas. Sólo para caer de sorpresa en sorpresa. "El ambiente era simplemente de primera. Todas las zonas y entretenimientos estaban perfectamente señalados en tablones y en folletos especiales del programa. Así que no había que perderse nada de los espectáculos, discotecas, actuaciones, casinos y restaurantes".

Abundancia

Por supuesto, al hombre interior no debe faltarle de nada durante semejante acontecimiento. "Créame", continúa Sabine, "se cae de una sorpresa culinaria a otra. Tanta variedad y temas en los distintos restaurantes. La comida y la bebida eran abundantes, y se pensó en todo el mundo. Pero no estoy acostumbrada a otra cosa de EventZ".