Ik ben niet anders van EventZ gewend

Op welke locatie laat je zestienhonderd gasten van een ruim 170 jaar oud Rotterdams havenbedrijf een onvergetelijk personeelsfeest beleven? Dan denk je maar aan een plek: drijvend, historisch en imposant… het ss Rotterdam. Sabine, communicatiemedewerker van het logistieke bedrijf, nam EventZ in de arm. Ze blikt terug: “Dankzij de perfecte voorbereiding werd het een topfeest waar men het nog over heeft.”‍

De medewerkers van het logistieke bedrijf zijn wel wat gewend; door de jaren heen is er een traditie van grootse personeelsfeesten gegroeid. Sabine: “Het is onze manier om waardering te tonen aan onze mensen. Dag in, dag uit, verwachten we veel van ze, zoals een flexibele instelling om mee te kunnen met snelle veranderingen. Dat mag beloond worden.”

Personeelsbinding

Die mensen zijn de duizend, overwegend mannelijke, medewerkers waarvan het grootste deel de vrachten van schepen en vrachtwagens laadt en lost op de verschillende terminals. Sabine: “Onze mensen zijn altijd buiten en komen weinig op kantoor. Dus hoe houden we ze ‘aan boord’? In die zin is personeelsbinding een absolute uitdaging voor ons. Zo proberen we via gerichte communicatie die band te verstevigen, denk bijvoorbeeld aan narrowcasting: nieuws via schermen op de terminals. Maar ja, het zijn geen lezers…! Rotterdammers hè, niet lullen, maar poetsen!”

Als we afgaan op de gemiddelde duur van het dienstverband, is er geen reden voor bezorgdheid. “Ieder jaar vieren we vele 12,5-, 25- en zelfs 40-jarige jubilea. Een teken dat we een goede werkgever zijn. En een mooi feest op zijn tijd hoort daar ook bij.”

Save-the-date

En een feest is pas een topfeest als het een onvergetelijk is. Dat was het, no doubt. Uiteraard ging daar een minutieuze voorbereiding aan vooraf. Te beginnen met… de datum. Sabine: “Exact een jaar voor de feestdatum verstuurden we de ‘Save-the-date’-aankondiging naar alle medewerkers en hun partners. Want we willen natuurlijk een zo hoog mogelijke opkomst. Mensen kijken altijd naar onze feesten uit en stemmen zelfs hun vakantieplanning erop af. Uiteindelijk was de opkomst bijna negentig procent, uitzonderlijk hoog!”

Rotterdams trots

Toen de datum vast stond, kon EventZ op zoek naar een geschikte feestlocatie. “Zeker bij zo’n grote groep moet je daar in een vroeg stadium mee beginnen. Onze grootste wens was om te varen, met 1600 personen in Rotterdam. Dat is niet niks. Een rondje langs alle rederijen maakte duidelijk dat het logistiek onmogelijk was om een schip voor twee dagen leeg te krijgen. Wat moesten we nu? Toen kwam René van EventZ op het lumineuze idee om Rotterdams trots, het ss Rotterdam, te benaderen. En dat was bingo! De organisatie van het ss Rotterdam was zelfs bereid om het schip voor één feestavond als geheel aan ons te verhuren. Dat is écht uniek, omdat er normaal gesproken meerdere evenementen en activiteiten op de boot plaatsvinden.”

Tot in de puntjes

Datum: check. Locatie: check. De invulling van het programma kon beginnen, waarbij geen vierkante meter op het schip onbenut werd gelaten. Zoveel zalen, restaurants, casino’s en terrassen, dat schreeuwt om gevarieerd entertainment. Ook bijzonder: er waren 250 hotelkamers beschikbaar voor de gasten die tegen een kleine bijbetaling wilden overnachten. De kamers waren binnen een dag volgeboekt! Sabine: “Hoe dichter we bij de datum kwamen, hoe meer alle puzzelstukjes in elkaar vielen. Het evenement kreeg vorm, en alles was tot in de puntjes doordacht. Echt een monsterklus.”

Extra dimensie

Als aan alles gedacht is en kosten noch moeite zijn gespaard, dan rest nog te duimen voor mooi weer. Sabine: “Het feest vond plaats in de late nazomer, en in Nederland weet je het maar nooit. Gelukkig was het weer fantastisch en zorgde tot in de late uurtjes voor een extra dimensie op het buitendek.” Maar het begon die dag natuurlijk allemaal op de kade, waar de gasten door kleurrijke hostesses welkom werden geheten. Om vervolgens van de ene in de andere verrassing te vallen. “De sfeer was gewoon top. Alle ruimtes en entertainment stonden keurig op borden aangegeven en in speciale programmaboekjes. Zo hoefde je niets te missen van de shows, disco’s, optredens, casino’s en restaurants.”

Overvloed

De inwendige mens mag natuurlijk niets tekort komen tijdens zo’n evenement. “Geloof me”, vervolgt Sabine, “je viel van de ene in de andere culinaire verrassing. Zoveel variatie en thema’s in de verschillende restaurants. Eten en drinken was er in overvloed, waarbij aan iedereen gedacht werd. Maar ik ben niet anders van EventZ gewend!”